الزامات محیط کار و استرس در محیط کار
الزامات محیط کار
در مقاله قبل به بررسی قانون کار پرداختیم. در این مقاله به بررسی الزامات محیط کار می پردازیم. موفقیت در محیط کار همواره وابسته به دو اصل است:
شایستگی‌های فنی موردنیاز محیط کار شایستگی‌های غیر فنی موردنیاز در محیط کار شایستگی‌های غیـر فنـی مجموعه‌ای از دانـش و مهـارت اسـت کـه بـه فـرد کمـک می‌کند به‌عنوان یـک نیـروی مؤثر و شایسـته شـناخته شـود. الزامـات محیـط کار بخشـی از شایستگی‌های غیر فنی موردنیاز بازار کار هست و شـامل موارد زیر اسـت:
- مهارت‌های برقراری روابط انسانی در محیط کار
- آشنایی و استفاده از آخرین فناوری‌های کاربردی و مفید در محیط کار
- آشنایی با قوانین کار و بیمه
- اصول ایمنی و بهداشت در محیط کار
- مهارت‌های کاریابی
محیط کار چیست؟
هـر محیـط کاری دارای ویژگی‌هایی اسـت، مفهـوم محیـط کار به شکل زیر نمایش داده می شود:
.مثالی از محیط کار در شکل‌های زیر نمایش داده‌شده است
هرکدام از محیط‌های کاری دارای قوانینی هستند، مانند:
- ساعت کاری
- اصول ایمنی
- داشتن حداقلی از مهارت
ایـن قوانیـن در محیط‌های مختلف یکسـان نیسـت. به مجموعـه قوانیـن و مهارت‌های غیـر فنـی موردنیاز برای فعالیت در یک محیـط کار، الزامات محیط کار گفته می‌شود. در بیـن ویژگی‌های محیـط کار، نیـروی انسـانی از اهمیت بسـیاری برخوردار اسـت.
به‌عنوان‌مثال اگـر در محـل زندگی شـما چنـد مغازه خواروبارفروشی وجود داشـته باشـد، شـما ممکـن اسـت خریـد از یـک مغـازه را بـر مغازه‌های دیگـر ترجیـح دهید و مطمئناً بـرای آن دلایلـی داریـد، ایـن دلایـل می‌تواند یکـی از موارد زیر باشـد:
- زیبایی فضای مغازه خواروبارفروشی
- تجهیزات مدرن و بهداشتی تر
- اخلاق و رفتار فروشنده
تقریبـاً می‌توان گفـت نیروی انسـانی مهم‌ترین دلیل کارآمـدی یا ناکارآمدی در یک محیـط کار اسـت.
به‌طورکلی انسان‌ها دارای دودسته ویژگی می‌باشند:
- ویژگی‌ها و اخلاق فردی مانند: مهارت فنی، دقت، تلاش، تعهد کاری.
- ویژگی‌های و اخلاق اجتماعـی و گروهـی ماننـد: برخـورد بـا همـکاران، کار تیمـی،احترام گذاشـتن، رعایـت قوانیـن، فـداکاری .
بـرای کسـب موفقیـت در یـک محیـط کار، علاوه بـر بهبـود ویژگی‌های فـردی، برای تقویت ویژگی‌های اجتماعـی خـود نیز بایـد تمرین و تـاش کنید. در ایـن فصل ابتدا سـاختار محیـط کار و سـپس اصـول روابـط انسـانی در محیط کار تشـریح خواهد شـد.
ساختار محیط کار
سلسله‌مراتب محیط کار - قوانین نمودار سلسله‌مراتب محیط کار
مهم‌ترین این قوانین به شرح زیر است:
- به هر مستطیل مرتبه کاری گویند.
- جهت فلش روی خطوط بین مرتبه‌های کاری، ارتباطات کاری را نشان می‌دهند.
- مرتبه‌هایی که کنار یکدیگرند و باهم فلش ارتباطی ندارند، مستقل از یکدیگرند.
- هر مرتبه دستورات را از مرتبه بالاتر خود می‌گیرد.
- هر مرتبه کاری درخواست‌ها و مشکاتش را باید با مرتبه بالاتر خود مطرح نماید
نکات مهم
- حیـن برخـورد بـا مرتبـه بالاتـر از خـود همـواره بایـد مـؤدب بایسـتید و با اجـازه او بنشینید .
- دسـتورات کاری فقـط از مرتبه‌های بالاتـری کـه در سلسله‌مراتب شـما قـرار دارند قابـل صدور اسـت.
- بـرای مخاطـب قـرار دادن مرتبـه بالاتر، هیچ‌گاه از اسـم کوچک اسـتفاده نکنید. افعال باید همواره جمع باشـد. مثلاً : جناب آقای/سـرکار خانم................. شـما تشـریف می‌آورید/فرمودید/رفتید و .....................
- اسـتفاده از افعـال مفـرد، نـام کوچک و الفاظ صمیمانـه برای افرادی که هم‌مرتبه شما هستند در صـورت رضایـت ایشـان بلامانع اسـت. البتـه پیشـنهاد می‌شود در محیط کار همواره افـراد را بانام خانوادگی مورد خطاب قرار دهید و از الفاظ رسـمی اسـتفاده کنید.
واحدهای محیط کار و ارتباطات آن با یکدیگر
محیط‌های کاری، بسـته به‌اندازه و نـوع کارشـان، بـه واحدهـای مختلفـی تقسـیم می‌شوند. هـر واحـد وظیفه‌ای دارد و بـا همـه یا برخـی از واحدهـای دیگـر در ارتباط خواهـد بـود.
انواع ارتباطات انسانی در محیط کار
ارتبـاط داشـتن با سـایر انسان‌ها یکـی از نیازهـای زندگـی اجتماعی اسـت. در محیط کار نیـز برقـراری ارتبـاط صحیـح، یکـی از الزامـات حضـور موفـق در محیط کار اسـت. ارتباطـات انسـانی در محیـط کار در دو گـروه تعریـف می‌شوند: الف- همکاران ب- مقام مافوق
ارتباط چیست؟
ارتبـاط عبـارت اسـت از کوششـی آگاهانـه و بـا قصـد قبلی که باهدف تعامـل، تبادل اطاعـات، انتقـال تجـارب، نفـوذ در دیگـران، هدایـت تفکر و بـاور افراد، انجام شـود. همان‌طور که در شکل 1-8نشان داده‌شده است، ارتباطات به دو روش برقرار می‌شود: verbal- 1کلامی non-verbal- 2غیرکلامی
ارتبـاط کلامـی، مهارتی اسـت که بابیان جملات مناسـب، ارتبـاط برقـرار می‌گردد. مثلاً موقـع جدا شـدن از دوسـت خـود بـه او میگوییـد «خداحافظ».
ارتباط کلامی در قرآن کریم
یکــی از مواهــب بــزرگ خــدای ســبحان بــر آدمــی اســتعداد ســخن گفتــن اســت. قرآن کریم در سـوره مبارکـه الرحمـن آیـات 1تـا ،4بـه ایـن ویژگـی انسـان تکیـه نمـوده و فرمـوده اسـت:
خداوند رحمان، قرآن را بیاموخت، انسان را خلق کرد، به او صحبت کردن را آموخت.
و در سوره مبارکه بلد آیات 8و 9نیز می‌فرمایند:
آیا برای انسان دو چشم، زبان و دو لب قرار ندادیم.
ارتبـاط غیرکلامی، روشـی اسـت که بـدون اسـتفاده از کلمـات و فقـط بـا تغییر در حالات چهـره و حـرکات بدن، مطلب منتقـل و ارتباط برقرار می‌شود. مثلاً موقع جدا شـدن از دوسـت خـود برای او دسـت تـکان می‌دهید. به ارتبـاط غیرکلامی، زبان بدن نیـز گفته می‌شود.
بـرای برقـراری یـک ارتبـاط مؤثـر، اسـتفاده هم‌زمان و متناسـب از ارتبـاط کامـی غیرکلامی لازم اسـت. به‌طور مثـال، زمانـی کـه می‌خواهید بگویید حال مسـاعدی نداریـد، اگـر بـا خنده و شـادی آن را بیان کنید، کسـی حرف شمارا بـاور نخواهد کرد.
چگونگی برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار
به‌طورکلی برقراری ارتباط با دیگران از دو بخش تشکیل‌شده است؛
- ارسال پیام
- دریافت پیام
مهم‌ترین نکتـه در برقـراری ارتبـاط آن اسـت که پیام به روش مناسـبی ارسـال شـود به‌طوری‌که برداشـت طـرف مقابـل، منطبق باهدف برقـراری ارتباط باشـد.
مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار
در محیط‌های کاری ارتباطـات بین افراد به دلایل مختلفی هست به‌عنوان‌مثال درخواسـت از مقـام مافـوق، مکالمـه معمولـی و یـا تذکر دادن بـه همـکاران در رابطه با یـک موضـوع. در هـر نـوع از ایـن ارتباطات نـکات و اصولی باید موردتوجه قـرار گیرد که در ادامه تشـریح شـده اسـت.
نوع اول- آشنایی و اولین برخورد با همکاران
همـواره بـه خاطـر داشـته باشـید اولیـن برخـورد، مهم‌ترین برخورد اسـت. بیشـترین ذهنیـت همـکاران از شـما، در همـان برخورد اول شـکل می‌گیرد.
اگر رابطه‌ای برای اولیـن بار به‌درستی برقرار نشـود، تـا مدتی طولانی قابـل اصلاح و ترمیـم نخواهد بود. در اولیـن برخـورد نـکات زیر باید موردتوجه قـرار گیرد:
- در سلام کردن پیش‌دستی کنید.
- دست خود را برای دست دادن جلو بیاورید (مگر در برخورد با مقام مافوق.)
- خودتان را معرفی کنید (نام و نام خانوادگی.)
- هنـگام گفتو گـو با همکارتان، به‌صورت او نگاه کنید. بهتر اسـت به‌جای خیره شـدن در چشـمان او، اجـزای صورتـش را نیـز نگاه کنید. به‌هیچ‌وجه هنگام صحبـت، به اطراف نگاه نکنید مگـر در مواقع اضطراری.
- هنـگام صحبـت کـردن همکارتـان، با دقت به او گوش کنید. سـرتان را هرچند وقت یک‌بار به علامـت تأیید تـکان دهید. به‌هیچ‌وجه حـرف او را قطـع نکنید.
- نرم و مایم سخن بگویید.
- همواره لبخند به لب داشته باشید.
- نـام طـرف مقابـل را به خاطر بسـپارید و هنـگام صحبـت کـردن بـا او، وی را بانام مـورد خطاب قـرار دهیـد، با ایـن کار، اعتماد طرف مقابل بیشـتر جلب می‌شود.
- از آشنایی با طرف مقابل ابراز خوشحالی کنید.
- بـه آراسـتگی ظاهر و نظافت شـخصی بسـیار اهمیـت دهید. لبـاس مرتب و تمیز، موهـای منظـم، دندان‌ها و دهان پاکیـزه، معطر بودن
- گر جلسه‌ای برگزار شـد خودکار و دفترچه یادداشـتی به همراه داشـته باشـید و نـکات مهم را یادداشـت کنید.
- پشـت میـز صـاف و مرتـب بنشـینید،کج شـدن، لَـم دادن یا گذاشـتن دسـت زیر چانه مناسـب نیسـت.
- هنگام دست دادن دست طرف مقابل را به‌ملایمت بفشارید.
- هنـگام صحبـت از نـام خانوادگـی طرف مقابل بـرای مخاطب قرار دادن او اسـتفاده کنیـد، مگـر آنکـه همکار شـما خـود را بانام کوچـک معرفی کرده باشـد.
- از الفاظ رسمی و افعال جمع استفاده کنید.
- اگر نام و سوابق او را قبلاً شنیده‌اید، در برخورد اول از نکات مثبت او تعریف کنید.
- بیـن نیـم تـا یـک متـر از همکارتان فاصلـه بگیرید. بـه این فاصله حریـم ارتباطی گفته می‌شود.
نوع دوم- ارتباط با مقام مافوق
- در سلام کردن پیش‌دستی کنید.
- هنـگام سـلام، اندکـی سرخود را به حالـت احترام فـرود آورید. خصوصـاً اگر ازنظر سـنی از شـما بزرگ‌تر باشد.
- هرگز برای دست دادن پیش‌دستی نکنید. اگر مقام مافوق دستش را جلو آورد به آهستگی دست او را بفشارید و تا دست شمارا رها نکرده است، شما دست خود را نکشید.
